Theo quy định tại điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau khi đã lập hóa đơn, gửi cho người bán, nếu phát hiện sai sót, người bán cần lập biên bản thay thế hóa đơn cũ, sau đó tiến hành thông báo với người mua và với Cơ quan Thuế. Nhằm giúp các đơn vị dễ dàng lập hóa đơn thay đổi/điều chỉnh. Bài viết dưới đây của Easyinvoice sẽ cung cấp các thông tin chi tiết và mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử mới nhất.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp MST khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Những trường hợp cần sử dụng mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Khoản 2, điều 19 của Nghị định số 123/2020/ NĐ-CP :
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
Trường hợp sai sót về mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng, người bán và người mua có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử có sai sót.
Đối với trường hợp như trên có hai cách để sử dụng mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử như sau:
- Trường hợp các bên có thỏa thuận, người bán và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán mới lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Các hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”;
- Người bán lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
- Trừ trường hợp sau: Người bán và người mua có thoả thuận về lập văn bản thỏa thuận trước khi lập biên bản thay thế cho hoá đơn đã lập bị sai sótKhi đó, người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hoá đơn điện tử thay thế cho hoá đơn sai sót.
Hoá đơn điện tử mới thay thế hoá đơn điện tử đã lập có sai sót cần có dòng chữ sau:
“Thay thế cho hoá đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn điện tử đã lập có sai sót, sau đó:
- Trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế người bán gửi cho người mua;
- Trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
3. Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử 
- Từ ngày 01/07/2022 theo Nghị định 123, Thông tư 78.các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân chính thức ngừng việc sử dụng chứng từ khấu trừ giấy do cơ quan Thuế cấp và chứng từ tự in theo quy định tại Thông tư 37 và chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử SoftDreams ra mắt Phần mềm kê khai EASYPIT Hỗ trợ nghiệp vụ kê khai Thuế TNCN theo quy định bắt buộc của pháp luật. Nếu bạn cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên môn của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
-
Để được tư vấn và hỗ trợ vui lòng liên hệ hotline: 096.426.3333 – 0915.873.088 Kinh doanh: 0357.16.2222 hoặc 0888.16.26.56
