Hóa đơn thương mại là một loại chứng từ không thể thiếu trong xuất nhập khẩu. Vậy hóa đơn thương mại là gì? Hãy cùng  EasyInvoice tìm hiểu qua bài viết sau đây.

1. Khái niệm về hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là một chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể.

Hóa đơn thương mại thường được phát 1 bản gốc và 2 bản sao. Tùy vào pháp luật ở mỗi nước mà số lượng bản chính khác nhau. Hóa đơn thương mại thường được thể hiện bằng tiếng Anh.

Khác với Vận đơn (Bill of Lading), hóa đơn thương mại không thể hiện quyền sở hữu hàng hóa đang giao dịch, nhưng nó có vai trò quan trọng dùng để yêu cầu thanh toán và đánh giá các loại thuế phải nộp cho nhà nước.

2. Tầm quan trọng của hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, cụ thể:

• Được dùng cho việc thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu, hóa đơn thương mại là căn cứ để người bán yêu cầu thanh toán và người mua thực hiện thanh toán.
• Được dùng để xác định các khoản thuế xuất nhập khẩu và cung cấp thông tin cần thiết cho việc khai báo hải quan.
• Được dùng để đối chiếu thông tin với các chứng từ khác trong quá trình thực hiện hợp đồng và thủ tục xuất nhập khẩu.

3. Nội dung cần có của một hóa đơn thương mại

• Người mua (Buyer/Importer): Gồm các thông tin cơ bản như tên công ty người mua, địa chỉ, email, số điện thoại, fax, người đại diện, tùy theo điều kiện thanh toán sẽ bao gồm cả thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu
• Người bán (Seller/Exporter): Tên công ty người bán, địa chỉ, email, số fax, số điện thoại người bán, thông tin người đại diện, số VAT (đối với quốc gia áp dụng thuế VAT), quốc gia người bán.
• Số Invoice: là tên viết tắt hợp lệ do phía xuất khẩu quy định. Số invoice giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và xác nhận thông tin về hóa đơn cũng như giao dịch kinh doanh mà không bị nhầm lẫn với các hóa đơn khác.
• Ngày Invoice: Theo thông lệ hoạt động thương mại quốc tế, thường thì invoice được lập sau khi hợp đồng được các bên ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày trên vận đơn – Bill of Lading tức ngày giao hàng cho đơn vị vận chuyển) để cho phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
• Phương thức thanh toán (Terms of Payment): có thể điểm tên một số phương thức phổ biến như: Thanh toán chuyển tiền T/T, Thanh toán thư tín dụng chứng từ L/C và thanh toán nhờ thu chứng từ D/A, D/P.
• Điều kiện Incoterm: Cần ghi rõ, đi kèm với địa điểm cụ thể. Ví dụ: FOB HCM, Vietnam.
• Mô tả chi tiết sản phẩm: tên thông thường của sản phẩm, cấp hạng  hay  chất  lượng, và mã hiệu, số hiệu và ký hiệu của hàng hóa khi lưu thông  trên thị trường nội địa nước xuất khẩu, cùng với số mã hiệu bao gói hàng hóa.
• Số lượng tính theo trọng lượng hoặc kích thước của nước giao hàng hoặc của Hoa Kỳ.
• Giá của từng mặt hàng.
• Tổng tiền (Amount): Tổng trị giá của hóa đơn, thường được ghi bằng cả số và chữ, cùng với mệnh giá đồng tiền thanh toán.
• Loại tiền.
• Các chi phí liên quan ghi rõ từng khoản (nếu có) như: cước phí vận  tải quốc  tế, phí bảo hiểm, hoa hồng, chi phí  bao  bì, chi  phí  côngtenơ,  chi phí  đóng gói, và  tất  cả các chi phí và phí tổn khác (nếu chưa nằm trong các khoản trên) liên quan đế n việc đưa hàng từ dọc mạn tầu tại cảng xuất khẩu đến dọc mạn tầu (FAS)  tại  cảng  đến ở Hoa Kỳ. Chi phí đóng gói, bao bì, côngtenơ  và  cước  phí  vận  tải nội  địa đến cảng xuất khẩu không phải liêt kê nếu như  đã nằm  trong giá hóa đơn và  được chú  thích như vây.
• Hóa đơn thương mại phải thể hiện rõ có sự “hỗ trợ” của người  mua  cho việc  sản xuất hàng hóa hay không. Nếu có thì phải ghi rõ giá trị (nếu biết) và  tên nhà  cung cấp. Sự hỗ trợ đó được miễn phí hay trên cơ sở thuê muớn hay phải trả tiền riêng? Nếu phải trả tiền riêng thì gửi kèm hóa đơn. “Hỗ trợ” bao gồm như  khuôn  đúc, khuôn ép, dụng cụ sản xuất, trống in, chế bản, sơ đồ, bản thiết kế, hỗ trợ tài chính.

4. Hóa đơn thương mại được quy định như thế nào?

Căn cứ Nghị định số 123/2020/TT-BTC về lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa xuất khẩu thì quy định về hóa đơn thương mại trong xuất khẩu hàng hóa cụ thể như sau:

• “Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu theo 78/2021/TT-BTC là thời điểm hoàn tất thủ tục hải quan (ngày xác nhận thông quan).” (điểm c khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/TT-BTC);
• Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam có ký hiệu là “đ”. Trường hợp phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ thì đơn giá, thành tiền, tổng tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng tiền thanh toán… được ghi bằng đơn vị tiền tệ của đồng ngoại tệ.” (điểm C khoản 13 Điều 10 Nghị định 123/2020/TT-BTC);
• Trường hợp doanh nghiệp nội địa xuất khẩu hàng hóa vào khu vực phi thuế quan: Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC;
• Doanh nghiệp cần ghi chữ nước ngoài trên hóa đơn thì chữ nước ngoài được đặt bên phải và trong ngoặc đơn () hoặc ngay bên dưới dòng chữ tiếng Việt với kích thước chữ nhỏ hơn tiếng Việt;
• Khi xuất khẩu hàng hóa dịch vụ, trên hóa đơn, doanh nghiệp không cần điền vào ô mã số thuế;
• Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua hàng. Vì vậy, trên hóa đơn xuất khẩu không cần có chữ ký của khách hàng mua hàng hay dịch vụ ở nước ngoài.

Cùng tìm hiểu chi tiết Nghị định của Chính phủ và Thông tư của Bộ Tài chính  về quy định viết hóa đơn xuất khẩu:

Theo khoản 1, khoản 2 Điều 8 Nghị định số 123 quy định:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động

a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

b) Hoạt động vận tải quốc tế;

c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

2.Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau

a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.”

Vậy Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã nêu rõ rằng: Khi có hoạt động Xuất khẩu, Quý Công ty bắt buộc phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng sau khi hoàn tất thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu. Nếu trước kia chỉ cần invoice thì sau quy định mới Quý công ty cần xuất thêm hóa đơn GTGT (có thể sử dụng hóa đơn điện tử). Bên cạnh đó, hai hình thức hóa đơn được sử dụng khi xuất khẩu hàng hóa vào khu chế xuất, khu phi thuế quan là hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng thông thường. Quý công ty có thể chọn lựa 1 trong 2 loại trên để xuất trình. Trong trường hợp xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài thì Quý công ty cần cung cấp hóa đơn thương mại.

Đối với hóa đơn GTGT, các hộ kinh doanh, doanh nghiệp cần ghi đầy đủ các tiêu thức trên hóa đơn. Các dòng thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán yêu cầu phải ghi rõ bằng cả số và chữ. Hay nói cách khác, dòng thuế suất ghi rõ 0% và dòng tiền thuế GTGT ghi bằng 0.

Trên đây  EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hóa Đơn Thương Mại Là Gì?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc.

Để được tư vấn và hỗ trợ vui lòng liên hệ hotline: 096.426.3333 hoặc 0915.873.088

Kinh doanh: 0357.16.2222 hoặc 0888.16.26.56