Trong hoạt động kinh doanh và kế toán, hóa đơn và chứng từ là hai khái niệm thường xuyên được nhắc đến. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại tài liệu này. Việc phân biệt đúng hóa đơn và chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả hơn. Hãy cùng Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice tìm hiểu chi tiết về hóa đơn và chứng từ khác nhau thế nào trong bài viết dưới đây.
1. Hóa đơn, chứng từ là gì?
Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
- Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
[…] 4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in. […]
2. Hóa đơn và chứng từ khác nhau thế nào?
Theo như các quy định mục 1 trên thì Hóa đơn được dùng để ghi nhận thông tin về việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có 02 dạng là hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Còn chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận các thông tin về khoản thuế được khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí.
Theo đó thì hóa đơn chúng là một dạng chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập ra.
Như vậy, điểm khác nhau giữa hóa đơn và chứng từ là hóa đơn dùng để ghi nhận thông tin bán hàng còn chứng từ dùng để ghi nhận thông tin thuế được khấu trừ, các khoản chi phí và lệ phí đã đông
3. Quy định thời điểm lập hóa đơn, chứng từ
3.1 Thời điểm lập hóa đơn bán hàng
Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định rõ như sau:
– Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; tư vấn giám sát; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; lập dự án đầu tư xây dựng).
Lưu ý: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
3.2 Thời điểm lập chứng từ
Tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ cụ thể như sau:
Thời điểm lập chứng từ
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
Trên đây EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hóa đơn và chứng từ khác nhau thế nào?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0964 263 333
