Sử dụng hợp đồng mua sắm (procurement contract) trong doanh nghiệp giúp tiết kiệm chi phí và tăng tính minh bạch. Theo McKinsey, một hợp đồng mua sắm với chất lượng thấp là nguyên nhân dẫn đến việc sụt giảm doanh thu toàn cầu đến 9%/năm tương đương với 2.5 triệu tỷ USD. 

I.Hợp đồng mua sắm là gì?

Hợp đồng mua sắm bao gồm các thỏa thuận bắt buộc các bên phải thực hiện dựa trên sự bảo trợ của pháp luật. Có 2 Bên chính tham gia là Bên Mua và Bên Bán, Hợp đồng mua sắm vạch ra chi tiết quyền, nghĩa vụ và điều khoản giao dịch.

Một hợp đồng mua sắm phải làm chi tiết các điều như sau:

• Trình tự mua sắm đảm bảo chất lượng, số lượng sản phẩm/dịch vụ 
• Timeline giao-nhận và quy trình kiểm soát
• Các điều khoản định giá, phương thức thanh toán và phạt hợp đồng nếu có vi phạm
• Bảo mật thông tin & sở hữu trí tuệ 

Vì thế, một hợp đồng mua sắm chính là công cụ giúp giảm thiểu rủi ro trong doanh nghiệp, giải quyết tranh chấp một cách hiệu quả nếu có.

1. Hậu quả có thể dẫn đến nếu doanh nghiệp không chú trọng vào vấn đề hợp đồng mua sắm đấy là đội chi phí, thiếu minh bạch, các bên không tuân thủ điều khoản và khó đo lường được hiệu quả sau mỗi giao dịch. 

Theo tổ chức quốc tế về thương mại – hợp đồng: việc tăng hiệu quả hợp đồng mua sắm lên 20% giúp giảm thiểu rủi ro quản trị lên đến 30%.

      2. Tầm quan trọng của Procurement Contract

• Tăng sự uy tín và trách nhiệm đôi bên: loại hợp đồng này một khi được thành lập sẽ là thước đo cho sự tận tâm và trách nhiệm pháp lý
• Bảo vệ quyền lợi: sẽ không có chuyện không hiểu, không biết và không làm được khi có hợp đồng. Các điều khoản rõ ràng chính là sự bảo vệ tốt nhất dành cho đôi bên 
• Các chỉ số quản trị như KPIs đi kèm trong các lần đàm phán 
• Tuân thủ hiến pháp – pháp luật (Luật Giao dịch điện tử 2023, ISO, SOC 2…)

      3.Các thành phần cơ bản của Hợp đồng mua sắm

4.1. Thông tin các bên

• Thông tin người đại diện
• Responsibilities and penalties for non-compliance (Trách nhiệm và Điều kiện xử phạt hành vi không tuân thủ điều khoản)

4.2. Quy trình kiểm soát

• Mô tả sản phẩm/dịch vụ
• Quy định về kỹ thuật
• Tiêu chí, tiêu chuẩn 

4.3. Các điều khoản định giá và phương thức thanh toán

• Giá cố định hay thay đổi
• Thanh toán từng lần/Chậm thanh toán 

4.4. Timeline giao nhận

4.5. Bảo vệ dữ liệu và đạo đức xã hội

4.6. Giải quyết tranh chấp và hết hiệu lực hợp đồng

II.Các loại hợp đồng mua sắm thường gặp

• Hợp đồng cố định về giá
• Hợp đồng hoàn trả chi phí
• Hợp đồng T&M