Theo quy định, người bán hàng hóa có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông. Tuy nhiên, việc chuyển đổi này chỉ được thực hiện một lần duy nhất. Vậy mục đích của hóa đơn chuyển đổi là gì? Doanh nghiệp cần lưu ý những điểm nào khi thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy? Hãy cùng EasyInvoice tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.
1. Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì?
Căn cứ vào khoản 1 điều 12 của thông tư 32/2011/TT- BTC, quy định về hoá đơn chuyển đổi như sau:
“Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.”
Như vậy, chúng ta có thể hiểu đơn giản về hoá đơn chuyển đổi như sau: Hoá đơn điện tử chuyển đổi là hoá đơn được in chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật nhằm thực hiện mục đích của bên bán và bên mua.
Các mục đích sử dụng của hóa đơn điện tử chuyển đổi thường gặp bao gồm:
- Chứng minh nguồn gốc của hàng hoá hữu hình khi lưu thông trên thị trường.
- Lưu trữ chứng từ kế toán mà Luật kế toán quy định.
Việc thực hiện chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy pháp đáp ứng 3 điều kiện:
- Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải chính xác và đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
- Hóa đơn điện tử chuyển đổi có ký hiệu riêng xác nhận.
- Trên mỗi hóa đơn điện tử chuyển đổi phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện kèm theo thời điểm chuyển đổi.
Dù có sử dụng với mục đích gì thì hoá đơn điện tử chuyển đổi vẫn phải được đóng dấu và xác nhận của công ty để đảm bảo tính chính xác.
2. Lợi ích của hóa đơn chuyển đổi
Việc thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của pháp luật. Do vậy, nhiều doanh nghiệp/tổ chức lựa chọn phương pháp này để có thể chứng minh rõ nguồn gốc và xuất xứ của hàng hóa khi vận chuyển.
3. Quy định về hóa đơn chuyển đổi
3.1. Trường hợp chuyển đổi hóa đơn
Căn cứ theo căn cứ theo khoản 1, Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy quy định về các trường hợp bắt buộc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trong các trường hợp:
- Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Thực hiện theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra
- Theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
3.2. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn
Nếu kế toán muốn chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì cần phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
3.3. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn điện tử chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
Trên đây EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hóa Đơn Chuyển Đổi Là Gì?“.Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 096 426 3333