Trong xu hướng chuyển đổi số hiện nay, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống trước đây, nhiều doanh nghiệp đang dần chuyển sang hóa đơn điện tử nhờ những lợi ích vượt trội. Vậy việc mua hóa đơn điện tử mang lại những điều gì? Hãy cùng EasyInvoice tìm hiểu qua bài viết sau đây!

1. Hóa đơn điện tử là gì?

– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

(Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

2. Lợi ích khi mua hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí: Việc sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ so với hóa đơn giấy. Bạn không cần lo lắng về việc mất mát hay hư hỏng hóa đơn.
• Tăng tính chính xác và minh bạch: Hóa đơn điện tử giúp hạn chế sai sót nhân sự do nhập liệu thủ công. Mọi giao dịch được ghi nhận và kiểm tra nhanh chóng, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
• Thuận tiện trong quản lý và tra cứu: Với HĐĐT, doanh nghiệp có thể lưu trữ và tra cứu hóa đơn dễ dàng bất kỳ lúc nào. Việc tìm kiếm, xuất báo cáo trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
• Tuân thủ quy định pháp luật: HĐĐT đã trở thành quy định bắt buộc đối với các doanh nghiệp theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Sử dụng HĐĐT đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế và giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý.
• Hỗ trợ kết nối với hệ thống cơ quan thuế: HĐĐT có thể tích hợp với hệ thống kế toán, hỗ trợ gửi dữ liệu tự động đến cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình kê khai và quản lý thuế.

3. Lưu ý khi chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử

3.1. Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan Thuế cho người bán và người mua. (Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử)

Với tổ chức này chỉ cần đáp ứng các tiêu chí về chủ thể, nhân sự, kỹ thuật để cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã cho người bán và người mua.
Bên cạnh đó tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có giải pháp nhận, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử với người sử dụng dịch vụ; giải pháp truyền, nhận dữ liệu hoá đơn điện tử với cơ quan thuế nhưng phải thông qua tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử.

3.2 Tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.  (Tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử).

Tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử: Là các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp đáp ứng các tiêu chí về chủ thể, nhân sự, kỹ thuật, tài chính:
– Cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử và pháp luật khác có liên quan;
– Có giải pháp kết nối, nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã cho người bán và người mua; giải pháp kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Tóm lại, tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử: Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có chức năng cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, phải kết nối qua các Tổ chức cung cấp dịch vụ truyền nhận để thực hiện truyền, nhận, lưu trữ dữ liệu giữa doanh nghiệp với cơ quan Thuế. Đây là điều kiện bắt buộc từ những tiêu chí khắt khe để đảm bảo công tác quản lý, bảo mật…mà không phải nhà cung cấp nào cũng đủ điều kiện về hạ tầng, kỹ thuật, nhân sự…đáp ứng.
Còn tổ chức cung cấp dịch vụ truyền nhận vừa có chức năng cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, đồng thời vừa cung cấp dịch vụ truyền nhận để thực hiện truyền, nhận, lưu trữ dữ liệu giữa doanh nghiệp với cơ quan thuế.

3.3 Danh sách các tổ chức đã ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với tổng cục thuế

Ngày 11/11/2021, Tổng cục thuế công bố danh sách các tổ chức đã ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với Tổng cục Thuế trên website, gồm 08 Tổ chức. Trong đó Softdreams với phần mềm hóa đơn điện tủ EasyInvoice đứng vị trí Top 1 Phần mềm hóa đơn điện tử kết nối thành công với Tổng cục Thuế

Theo quy định tại Thông tư 78 là thông tư mới nhất thì các Tổ chức đã ký hợp đồng với Tổng cục Thuế mới đủ điều kiện cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với Tổng cục Thuế.

Các doanh nghiệp sẽ căn cứ vào thông tin danh sách Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế công bố để lựa chọn sử dụng dịch vụ phù hợp.

4. Các bước triển khai hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

4.1. Tìm nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử

Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu, quyết định sự hiệu quả mà hóa đơn điện tử mang lại cho hoạt động tổng thể của doanh nghiệp. Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp sẽ đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn điện tử ổn định, ít gặp phải những vấn đề không mong muốn.
Khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên tìm hiểu các đơn vị có bề dày kinh nghiệm triển khai, thâm niên hoạt động lâu năm bởi những đơn vị này thường có năng lực công nghệ, đảm bảo chất lượng phần mềm hóa đơn điện tử, giàu kiến thức triển khai nghiệp vụ kế toán cũng như hiểu biết rộng về nhiều lĩnh vực kinh doanh.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên quan tâm tới yếu tố dịch vụ hỗ trợ, giải đáp của nhà cung cấp để đảm bảo khi có vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được khắc phục nhanh chóng, tránh gây ảnh hưởng tới quá trình kinh doanh, buôn bán.

4.2. Lập quyết định áp dụng hoá đơn điện tử

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tiến hành gửi mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

4.3. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Tiếp theo, doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo biểu mẫu BM02 Thông tư 32/2011/BTC, gửi cho Cơ quan Thuế thông qua cổng thông tin điện tử theo mẫu dưới đây

4.4. Lập hóa đơn mẫu và ký số vào hóa đơn mẫu

Sau khi lập thông báo phát hành, doanh nghiệp cũng cần tạo hóa đơn mẫu đối với trường hợp thông báo lần đầu, tiến hành ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

4.5. Chờ quyết định của cơ quan thuế

Cuối cùng, doanh nghiệp chỉ cần chờ quyết định của cơ quan thuế. Sau 2 ngày gửi hóa đơn mẫu và thông báo phát hành, không có phản hồi của cơ quan thuế, doanh nghiệp được quyền sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

 

Trên đây  EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Lợi Ích Khi Mua Hóa Đơn Điện Tử Cho Doanh Nghiệp“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0964263 333