Hóa đơn điện tử đem đến cho kế toán nhiều lợi ích cả về mặt thời gian, chi phí cũng như hiệu suất làm việc, tuy nhiên trong quá trình sử dụng kế toán không thể tránh khỏi những vướng mắc. Vì vậy, bài viết này EasyInvoice sẽ làm rõ 5 điểm cần lưu ý nhằm giúp kế toán không mắc phải những khó khăn và sai sót trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Nắm rõ doanh nghiệp mình thuộc đối tượng nào

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán cần hiểu rõ doanh nghiệp mình nằm trong nhóm đối tượng doanh nghiệp nào nhằm thực hiện đúng và trúng đối tượng sử dụng mà pháp luật quy định, cụ thể:

– Trường hợp doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, tự in hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 được tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó đến hết ngày 31/10/2020.

– Doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử/hóa đơn điện tử có mã xác thực trước 1/11/2018 tiếp tục sử dụng bình thường

– Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có rủi ro cao về thuế, các doanh nghiệp có hành vi vi phạm về sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, gian lận thuế… bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế được Tổng cục thuế công bố hàng tháng TẠI ĐÂY)

– Các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh mới thành lập từ ngày 1/11/2018 – 31/10/2020 có thông báo của cơ quan thuế thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp đó phải thực hiện theo thông báo đó.

Đảm bảo tính toàn vẹn thông tin hóa đơn

Căn cứ theo quy định tại Điểm e Khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC khi lập hóa đơn điện tử kế toán phải đảm bảo đầy nội dung, cụ thể như sau:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn

– Thông tin người bán và người mua hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có tên, địa chỉ, mã số thuế

– Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá và thành tiền được ghi cả bằng chữ – cả bằng số

– Chữ ký điện tử của bên bán theo quy định của pháp luật

– Chữ ký điện tử của bên mua (trường hợp bên mua là đơn vị kế toán) theo quy định của pháp luật

– Có chính xác ngày – tháng – năm lập và gửi hóa đơn

Đảm bảo đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ bên bán xuất hóa đơn điện tử cho bên mua phải lập đầy đủ những danh mục hàng hóa bán ra nhằm đảm bảo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

– Lưu ý: người bán không được lập hóa đơn điện tử không có danh mục hàng hóa mà kèm theo bảng kê hàng hóa giấy cho khách.

Xử lý hóa đơn điện tử bị lập sai

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử kế toán không thể tránh khỏi trường hợp bị sai thông tin khách hàng, sai số lượng hay thành tiền… Trường hợp sai sót có thể xảy ra trong nhiều trường hợp như hóa đơn có mã của cơ quan đã lập, hóa đơn khi đã được cấp mã của cơ thuế hay hóa đơn đã gửi/ chưa gửi cho khách. Mỗi một trường đều có cách xử lý khác nhau theo quy định của pháp luật. Vì vậy, để tìm hiểu chi tiết về cách xử lý hóa đơn điện tử mời kế toán tham khảo cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai.

Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC lưu trữ hoá đơn điện tử kế toán cần thực hiện như sau:

– Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (10 năm). Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

– Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

(Ví dụ: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc kế toán có thể thực hiện sao lưu trực tuyến.

Trên đây là 5 điểm lưu ý mà kế toán cần nắm chắc khi sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về hóa đơn điện tử kế toán có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo Hotline  096.426.3333 để được tư vấn và hỗ trợ 24/24.

 

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại:  096.426.3333