Nhiều doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ với số lượng lớn và nhiều mã sản phẩm. Do vậy, khi thực hiện tạo lập – xuất hóa đơn, kế toán của doanh nghiệp sẽ gặp phải tình huống nội dung thể hiện số lượng hàng hóa nhiều hơn số dòng trên một trang hóa đơn điện tử. Vậy, cách xử lý khi lập hóa đơn có số dòng nhiều hơn một trang thế nào cho hợp lệ thì hãy cũng chúng tôi tìm hiểu ngay bài viết dưới đây.

Vấn đề phát sinh khi lập hóa đơn nhiều hơn một trang

Trước đây khi dụng hóa đơn giấy, danh mục hàng hóa trên hóa đơn quá dài doanh nghiệp được phép đính kèm bảng kê. Tuy nhiên, khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì có được lập hóa đơn đính kèm bảng kê không. Và dưới đây sẽ là câu trả lời cho bạn được rõ.

Dựa trên căn cứ Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn mà các danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hóa đơn thì người bán được phép lập nhiều hóa đơn hoặc sử dụng hình thức đính kèm bảng kê để liệt kê số lượng hàng hóa, dịch vụ.

Nhưng khi doanh nghiệp áp dụng hình thức xuất kèm bảng kê thì không phải cơ quan thuế nào cũng chấp thuận. Cụ thể như Cục Thuế thành phố Hà Nội đã có Công văn số 78552/CT-TTHT ngày 28/11/2018, khi lập hóa đơn điện tử doanh nghiệp không được lập bảng kê kèm theo.

Vì vậy, để không mất thời gian khi doanh nghiệp muốn thực hiện hóa đơn kèm bảng kê thì hãy nên hỏi tham khảo hoặc gửi công văn trực tiếp đến cơ quan Thuế đang quản lý doanh nghiệp trực tiếp để biết được những thông tin chính xác rằng doanh nghiệp mình có nằm trong đối tượng được xuất hóa đơn kèm bảng kê hay không. Với những khó khăn và phức tạp do xuất kèm bảng kê gây ra thì hiện nay nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức lập hóa đơn điện tử nhiều trang.

Công văn số 78552/CT-TTHT trả lời doanh nghiệp về việc lập hóa đơn điện tử có nhiều trang

 

Quy định về cách thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang

Mọi hoạt động như khởi tạo, phát hành, lưu trữ… của hóa đơn điện tử đều phải tuân thủ quy định của ngành thuế nhằm đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch, rõ ràng trong quá trình sử dụng hóa đơn của mỗi doanh nghiệp. Và khi lập hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang cũng vậy, khi thực hiện doanh nghiệp cần có những căn cứ pháp lý nhất định.

Lập hóa đơn điện tử nhiều trang theo Thông tư số 34/2014/TT-BTC và Thông tư số 39/2014/TT-BTC

Dựa trên Khoản 1,3 Điều 3 của Thông tư số 34/2014/TT-BTC của Bộ tài chính có quy định và hướng dẫn về một hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:

– Đảm bảo đầy đủ tính toàn vẹn thông tin trên nội dung hóa đơn điện tử khi những thông tin và nội dung được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử

– Những thông tin, nội dung trên hóa đơn điện tử, có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết

Dựa trên Khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, có hướng dẫn cụ thể về cách xử lý về hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang như sau:

“… Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiếp theo trang trước – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Chính vì vậy, căn cứ theo quy định của Thông tư số 32/2011/TT-BTC, để phù hợp đặc thù, tính chất cũng như điều kiện để hóa đơn điện hợp lệ thì nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra của doanh nghiệp có số dòng nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp bạn thực hiện tương tự như hóa đơn tự in. Đồng thời, việc lập và in hóa đơn sẽ thực hiện lập và in hóa đơn trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Cụ thể, doanh nghiệp bạn sẽ được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thi như sau:

– Cùng số hóa đơn như trang đầu (số hóa đơn này do hệ thống máy tính cấp tự động)

– Cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu

– Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu

– Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang, Y là tổng số trang của hóa đơn đó)

Lập hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang cần căn cứ theo quy định

 

Lập hóa đơn điện tử nhiều trang theo Công văn 820/TCT-DNL

Trong Công văn 820/TCT-DNL của Tổng cục thuế trả lời doanh nghiệp, hướng dẫn về sử dụng hóa đơn điện tử có quy định như sau:

“Để phù hợp với đặc thù của hóa đơn điện tử, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn”.

Với những hướng dẫn cụ thể từ Tổng Cục thuế, chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể dễ dàng thực hiện nghiệp vụ của mình một cách chính xác, hợp pháp.

Hướng dẫn lập hóa điện tử nhiều trang trên phần mềm EasyInvoice

EasyInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng được mọi nghiệp vụ về hóa đơn cho doanh nghiệp, trong đó đáp ứng tối ưu nhu cầu xuất hóa đơn điện tử nhiều trang.

Dưới đây sẽ là những thao tác để bạn thực hiện lập hóa đơn điện tử nhiều trang:

Bước 1: Tạo mới hóa đơn

Bước 2: Lập hóa đơn (bằng cách nhập đầy đủ nội dung trên mẫu)

 

Bước 3: Phát hành hóa đơn

 

Bước 4:Chọn chứng thư số

 

Bước 5. Gửi mail cho khách hàng

 

Bước 6. Mã tra cứu hóa đơn (tra cứu hóa đơn dành cho khách hàng)

Softdreams là đơn vị đi đầu trong việc triển khai hóa đơn điện tử, là đối tác tin cậy và uy tín với hàng nghìn khách hàng là doanh nghiệp. Hơn nữa, để nâng cao chất lượng phục vụ doanh nghiệp chúng tôi luôn có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp sẵn sàng nhận các cuộc gọi hỗ trợ, tư vấn và giải đáp cho bạn bất cứ lúc nào. Vì vậy, nếu có bất cứ những thắc mắc nào về hóa đơn điện tử hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp.