Chữ ký số vẫn luôn được xem là sự bắt buộc đối với hóa đơn điện tử. Chỉ có một số trường hợp ngoại lệ của doanh nghiệp mới sử dụng được hóa đơn không cần chữ ký số. Hãy cùng  EasyInvoice tìm hiểu qua bài viết sau đây về hóa đơn điện tử không có chữ ký số.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

“Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

…

2.Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

2. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng phân tích các dữ liệu điện tử. Chúng ghi nhận mọi thông tin bán hàng do cá nhân tổ chức bán hàng hóa. Thông thường các đơn vị phải có phần bắt buộc quan trọng, đó là chữ ký số – một hình thức xác thực của hóa đơn.

3. Phân loại hóa đơn điện tử không có chữ ký số 

Thông thường, trên hóa đơn điện từ sẽ bao gồm chữ ký số của người bán và người mua hàng. Tương tự, ta sẽ có các loại hóa đơn điện tử không yêu cầu chữ ký số như:

• Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán
• Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua
• Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán lẫn người mua

4. Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có chữ ký số

Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán

Các trường hợp có thể áp dụng trong việc sử dụng hóa đơn điện tử không có chữ ký số người bán:

• Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán
• Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh

Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua

Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua được quy định trong các trường hợp sau (dựa theo công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016):

• Trường hợp bên mua không phải là đơn vị kế toán hay doanh nghiệp kinh doanh.
• Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, thanh toán.

Không nhất thiết cần có chữ ký số của người mua trên hóa đơn trừ khi giữa người mua và người bán có thỏa thuận về việc ký hóa đơn từ trước. Do đó mà người mua có thể thoải mái và không ép buộc ký chữ ký số.

Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua lẫn người bán

Việc dùng hóa đơn điện tử không có chữ ký số người mua và người bán cũng được quy định bằng thông tư 68/2019/TT-BTC theo khoản 3 điều 3. Các trường hợp được sử dụng có thể nói đến như:

• Hóa đơn điện tử bán xăng dầu, khách hàng là cá nhân không kinh doanh
• Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

Trên đây  EasyInvoice đã cung cấp thông tin về Hóa đơn điện tử không có chữ ký số. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc.

Để được tư vấn và hỗ trợ vui lòng liên hệ hotline: 096.426.3333 hoặc 0915.873.088

Kinh doanh: 0357.16.2222 hoặc 0888.16.26.56