Trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử sẽ bị hủy theo quy định của pháp luật. Vậy theo quy định, Khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy với cơ quan thuế có được không? Cùng EasyInvoice tìm hiểu về khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy qua bài viết sau đây.

1. Căn cứ pháp lý

• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
• Thông tư 78/2021/TT-BTC.

2. Thế nào là hủy hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng có các quy định chi tiết về hủy và tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 10 điều 3 nghị định 123, hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ không có giá trị sử dụng. Người nộp thuế cần lưu ý khái niệm này để phân biệt với việc tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 11 điều 3, tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.

3. Có thể khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy không?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP : “Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ theo quy định. Sau đó có phát sinh việc hủy hay chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì doanh nghiệp có thể thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập.

Tiếp theo đơn vị thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo văn bản số 04/SS-HDDT của Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP”.

Bên cạnh đó, thao tác hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng. Trường hợp này, hóa đơn bị hủy vẫn tồn tại và doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin trên hóa đơn bị hủy.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể tiến hành khôi phục hóa đơn điện tử đã bị hủy. Lúc này, lựa chọn xuất hóa đơn điện tử mới dựa trên thông tin của hóa đơn điện tử cũ là hướng đi phù hợp và đúng đắn nhất đối với doanh nghiệp.

4. Hướng dẫn doanh nghiệp tạo lại hóa đơn mới từ hóa đơn điện tử đã hủy

Như đã đề cập ở trên, doanh nghiệp không thể khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy. Vì vậy, NewCA sẽ hướng dẫn doanh nghiệp tạo lại hóa đơn mới dựa trên thông tin cũ.

Bước 1. Chọn mẫu hóa đơn mới

Đầu tiên, doanh nghiệp truy cập vào hệ thống phần mềm điện tử. Kế tiếp, doanh nghiệp click vào nút “Phát hành hóa đơn”. Chọn mẫu hóa đơn có mã và nhấp “Tạo mới hóa đơn”.

Lưu ý, hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có phần mẫu số ký hiệu gồm 7 chữ số (dựa vào vào quy định tại điều 4, Thông tư TT78/2021/TT-BTC) hoàn toàn khác với thông tư 32.

Bước 2. Điền thông tin vào hóa đơn mới

Sau đó doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin vào hóa đơn. Thông tin bao gồm:

• Tên và địa chỉ khách hàng
• phương thức thanh toán
• Số lượng hàng hóa  dịch vụ
• Đơn giá bán (Đơn vị phải đúng với tính chất hàng hóa)

Tiếp theo, chọn thuế suất giá trị gia tăng và click vào ô “Lưu dữ liệu hóa đơn”.

Bước 3. Phát hành hóa đơn mới tạo lập

Hoàn thành những bước trên thì hóa đơn điện tử vẫn ở trong trạng thái mới tạo lập và chưa được phát hành. Doanh nghiệp nhấp chọn phát hành hóa đơn.

Cùng thời điểm đó, hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động gửi hóa đơn điện tử này lên cơ quan Thuế. Trạng thái kết quả trả về máy là “Đang kiểm tra”. Trong khoảng thời gian 5 phút cơ quan thuế gửi lại mã hóa đơn cho doanh nghiệp. Nếu hóa đơn được cấp mã số của cơ quan Thuế thì mới được xem là hợp lệ và doanh nghiệp được phép gửi hóa đơn cho khách hàng. Đơn vị chọn gửi hóa đơn, nhập địa chỉ email khách hàng và nhấn nút gửi.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc.

Để được tư vấn và hỗ trợ vui lòng liên hệ hotline: 096.426.3333 hoặc 0915.873.088

Kinh doanh: 0357.16.2222 hoặc 0888.16.26.56