Điều kiện để được cấp mã hóa đơn điện tử là gì? Xử lý hóa đơn điện tử không được cấp mã như thế nào? Cùng EasyInvoice tìm hiểu qua bài viết sau đây để biết thêm thông tin chi tiết.

1. Hóa đơn điện tử cấp mã của cơ quan thuế là gì?

Căn cứ  khoản 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP định nghĩa như sau:

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và được chấp nhận, doanh nghiệp có thể tiến hành lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Cách lập hóa đơn tùy thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn lập trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hay thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo đúng định dạng, đúng thông tin đăng ký và đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, đồng thời không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế của cơ quan thuế thì mới được cấp mã xác thực.

2. Điều kiện để được cấp mã hóa đơn điện tử

Theo khoản 2 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về điều kiện cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn gồm có:

– Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử;

– Đúng định dạng về hóa đơn điện tử;

– Đúng thông tin đăng ký; và

– Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Lưu ý: Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

 

3. Tổng hợp một số lý do hóa đơn không được cấp mã

Dựa trên những điều kiện cấp mã của cơ quan thuế, dưới đây là 07 lỗi cơ bản thường gặp khi nhập dữ liệu vào phần mềm có thể làm HĐĐT không được cấp mã từ cơ quan thuế gồm có:

-Nhập sai số điện thoại

Trong trường hợp không được cấp mã của cơ quan thuế, cá nhân tổ chức cần kiểm tra lại số điện thoại sử dụng để đăng ký với cơ quan thuế đã được nhập đúng hay chưa (hiện nay, các số di động theo định dạng 10 chữ số). Trường hợp có sai sót, cá nhân tổ chức nhập lại số điện thoại chính xác và đúng theo định dạng.

-Nhập sai cấu trúc email người mua

Một địa chỉ email sẽ gồm có các phần: [Tên email]@[Tên miền].

Do đó, cần kiểm tra cấu trúc email của người mua đã được nhập đúng hay chưa. Trường hợp phát hiện sai sót thì cần chỉnh sửa ngay để quá trình cấp mã của cơ quan thuế không bị gián đoạn.

-Nhập sai định dạng số tài khoản ngân hàng của người nhận

Mỗi ngân hàng sẽ có những số lượng ký tự số tài khoản khác nhau. Tuy nhiên, số tài khoản ngân hàng nhập lên trên hệ thống cơ quan thuế không được vượt quá 30 ký tự.

Bỏ trống tên người mua

Trong một số trường hợp, người bán quên nhập thông tin tên của người mua. Do đó cơ quan thuế sẽ từ chối cấp mã cho HĐĐT.

-Sai định dạng mã số thuế

Mã số thuế (MST) là một dãy gồm 10 hoặc 13 số được cơ quan có thẩm quyền cấp cho người thực hiện đăng ký thuế trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc khi có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 105/2020/TT-BTC quy định cấu trúc mã số thuế

N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10 – N11N12N13

Trong đó:

– Hai chữ số đầu N1N2 là số phần khoảng của mã số thuế.

–  Bảy chữ số N3N4N5N6N7N8N9 được quy định theo một cấu trúc xác định, tăng dần trong khoảng từ 0000001 đến 9999999.

–  Chữ số N10 là chữ số kiểm tra.

–  Ba chữ số N11N12N13 là các số thứ tự từ 001 đến 999.

–  Dấu gạch ngang (-) là ký tự để phân tách nhóm 10 chữ số đầu và nhóm 3 chữ số cuối.

+Ngày xuất hóa đơn không đúng

Ngày xuất hóa đơn đầu tiên phải sau ngày được chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn.

Ví dụ: Ngày được chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn là ngày 14/7/2022 thì ngày xuất hóa đơn đầu tiên sớm nhất phải là 15/7/2022.

+Nhập thiếu thuế suất

Cá nhân, tổ chức xem lại mục nhập thuế suất để kiểm tra đã nhập đúng và đủ thuế suất các hàng hóa hay chưa.

4. Hóa đơn điện tử bị Cơ quan thuế từ chối cấp mã thì làm như thế nào?

• Bước 1: Vào Quản lý thu/Hóa đơn. Với những hóa đơn đã phát hành bị cơ quan thuế từ chối cấp mã có trạng thái Đã cấp – Từ chối cấp mã
• Bước 2: Tích chọn vào hóa đơn cơ quan thuế từ chối cấp mã, nhấn Cấp hóa đơn
• Bước 3: Sau khi cấp hóa đơn thành công, phát hành hóa đơn vừa cấp lại tương tự như khi phát hành hóa đơn mới
• Bước 4: Có thể tìm kiếm nhanh hóa đơn cơ quan thuế từ chối cấp mã bằng cách nhấn vào Trạng thái Đã cấp – Từ chối cấp mã hoặc chọn trạng thái Đã cấp – Từ chối cấp mã trên thanh công cụ.

Trên đây EasyInvoice đã cung cấp thông tin về việc xử lý hóa đơn điện tử không được cấp mã. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc.

Để được tư vấn và hỗ trợ vui lòng liên hệ hotline: 096.426.3333 hoặc 0915.873.088

Kinh doanh: 0357.16.2222 hoặc 0888.16.26.56